Văn phòng là bộ phận tham mưu, điều hành tổng hợp, đầu mối điều phối hoạt động của cơ quan, đơn vị. Là trung tâm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo. Là nơi chăm lo, phục vụ, quản trị, hậu cần bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động chung của cơ quan, đơn vị. Xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của công tác Văn phòng là một yếu tố khách quan, có vai trò và vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị, bởi vì Văn phòng là cơ quan tổng hợp, có những đóng góp đắc lực trong công tác tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong chỉ đạo, điều hành hoạt động công đoàn tỉnh.

Điểm cầu Thừa Thiên Huế dự Hội nghị trực tuyến của Tổng LĐLĐ Việt Nam về công tác phòng, chống dịch Covid-19 (nguồn ảnh do Ban TGNC cung cấp)

Trong những năm qua, Liên đoàn Lao động tỉnh Thừa Thiên Huế tập trung tạo điều kiện về phương tiện, con người, kinh phí cho công tác tổng hợp, thống kê, văn thư, lưu trữ; đầu tư nâng cấp trang thông tin điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin, mạng xã hội (facebook, Zalo…) trong công tác quản trị, điều phối hoạt động giữa các ban chuyên môn, các cấp công đoàn phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành, triển khai hoạt động công đoàn từ tỉnh đến cơ sở đảm bảo thông suốt. Công tác văn thư - lưu trữ, rút ngắn thời gian luân chuyển văn bản, giảm thiểu tình trạng xử lý văn bản chậm, đẩy nhanh quá trình xử lý văn bản trình ký, thực hiện việc gửi các văn bản trình Thường trực Liên đoàn Lao động tỉnh qua trang giao việc nội bộ để sửa nhanh các lỗi văn bản. Chất lượng công tác tiếp nhận văn bản đến, trình dự thảo văn bản phát hành cũng được tăng cường, công tác văn thư - lưu trữ, bảo mật được quan tâm hơn, phục vụ kịp thời, nhanh chóng, an toàn cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan. Công tác hậu cần phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo được chuẩn bị chu đáo, cơ sở vật chất ngày càng được cải tạo, nâng cấp, cơ quan ngày càng khang trang, sạch đẹp; việc khắc phục, sữa chữa, thay thế các trang thiết bị, máy móc trong cơ quan bị hư hỏng thực hiện kịp thời, đảm bảo phục vụ tốt hoạt động của cơ quan.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, vẫn còn tồn tại những hạn chế, bất cập nhất định, như chưa nhận thức đầy đủ, đúng đắn về vị trí, tầm quan trọng của công tác tổng hợp tham mưu, coi tham mưu chỉ là phục vụ các công việc sự vụ, nên chưa coi trọng đến việc xây dựng đội ngũ cán bộ tham mưu, bố trí cán bộ tham mưu chưa tương xứng với yêu cầu nhiệm vụ được giao trong khi khối lượng công việc ngày càng tăng; trình độ của đội ngũ cán bộ tham mưu mặc dù được quan tâm đào tạo, bồi dưỡng, nhưng chưa ngang tầm với nhiệm vụ. Tính chất của công tác tham mưu đòi hỏi cán bộ phải có tư duy độc lập, sáng tạo và có tầm nhìn xa, đặc biệt phải am hiểu thực tiễn từ cơ sở. Nhưng trong thực tế, năng lực, trình độ, khả năng biên tập, tham mưu, đề xuất của cán bộ tham mưu còn hạn chế; nhiều cán bộ chưa có kinh nghiệm thực tiễn nên khó phát hiện, đề xuất được các vấn đề cần quan tâm chỉ đạo. Những tồn tại, hạn chế nêu trên đã và đang ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác tham mưu của văn phòng.

Hiện đại hóa công tác văn phòng

Hình ảnh minh họa về văn phòng truyền thống và văn phòng điện tử (nguồn Internet).

Dưới tác động của cách mạng công nghệ 4.0, đòi hỏi công tác văn phòng phải thay đổi cách thức, phương pháp làm việc. Thay vì làm việc với văn phòng giấy tờ cứng nhắc, quản lý công việc một cách thủ công, văn phòng điện tử là giải pháp mang lại lợi ích thiết thực về thời gian và kinh tế. Văn phòng điện tử còn đem lại những lợi ích đáng kể về kinh tế. Với khả năng cung cấp môi trường làm việc cộng tác một cách hiệu quả, chi phí tổ chức họp hành, chuyển phát tài liệu, in ấn giảm đi đáng kể, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho những công việc không cần thiết.

Việc nâng cấp cổng thông tin điện tử Liên đoàn Lao động tỉnh phải tích hợp trang thông tin điện tử của Công đoàn Việt Nam và các cơ quan nhà nước lên cổng thông tin của Liên đoàn Lao động tỉnh nhằm cung cấp thông tin và các dịch vụ công cho cán bộ, đoàn viên và người lao động; cung cấp và trao đổi thông tin giữa các cấp công đoàn và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tích hợp các hệ thống ứng dụng như hệ thống một cửa, hệ thống thư điện tử công vụ, hệ thống quản lý văn bản và điều hành, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, báo cáo thống kê, ứng dụng các phần mềm trên điện thoại thông minh phục vụ công tác văn phòng…

Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng

Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải được tiến hành đồng thời với hiện đại hoá chính tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó và trong đó việc trang bị tri thức cần được tiến hành trước một bước. Vì vậy, cần thiết phải xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo thật sự bài bản để bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng công tác cho đội ngũ cán bộ văn phòng, nhất là tập trung vào những nội dung: soạn thảo văn bản điện tử; quản lý hồ sơ điện tử; kỹ thuật tổ chức, điều hành cuộc họp trực tuyến; tổ chức các hoạt động giao tiếp trực tuyến hoặc qua môi trường mạng; điều hành văn phòng trực tuyến …

Bên cạnh đó, do tính chất công việc của Văn phòng là tổng hợp, nên đòi hỏi cán bộ làm công tác văn phòng không chỉ là giúp việc mà phải là người sáng tạo, chủ động, có phương pháp làm việc khoa học, luôn cần cù, tỉ mỉ, cẩn trọng và có lòng nhiệt tình với công việc; không những vậy còn phải là người nắm bắt đầy đủ, chính xác các thông tin, kết quả của các cấp công đoàn để kịp thời tham mưu cho Thường trực, Ban Thường vụ Liên đoàn Lao động tỉnh. Mặt khác, cũng cần phải chú ý đến vai trò của người lãnh đạo. Lãnh đạo cần khơi dậy niềm tin cho cán bộ, công chức, nhân viên để họ đóng góp nhiều hơn cho cơ quan, đơn vị, trao quyền cho họ, chia sẻ các nhiệm vụ và kết nối làm việc theo nhóm, ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện nhiệm vụ. Từ đó thúc đẩy, phát huy tài năng và xây dựng đội ngũ cán bộ văn phòng nhiệt tình, tâm huyết, trách nhiệm.

Việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng là yêu cầu tất yếu của hoạt động công đoàn trong giai đoạn hiện nay. Văn phòng đóng vai trò như một chiếc cầu nối xuyên suốt toàn bộ quá trình vận hành của cơ quan, đơn vị. Vì vậy, nâng cao chất lượng công tác văn phòng sẽ là nền tảng để thực hiện tốt đổi mới nội dung và phương thức hoạt động của tổ chức Công đoàn đáp ứng yêu cầu của đoàn viên, người lao động trong thời kỳ hội nhập quốc tế./. 

                                                                                                                                                                                              Anh Quân