Việc ban hành nội quy lao động (NQLĐ) nhằm duy trì được trật tự trong doanh nghiệp, để điều hành mọi hoạt động trong doanh nghiệp một cách hiệu quả. Đồng thời, đây còn là cơ sở để người sử dụng lao động (NSDLĐ) thiết lập kỉ luật lao động và là căn cứ để NSDLĐ xử lí kỉ luật đối với người lao động có hành vi vi phạm nội quy. Vì vậy, nội quy lao động chính là sự thể hiện ý chí, cũng như phương pháp của NSDLĐ quản lí lao động.

Ban hành nội quy lao động

Theo quy định của pháp luật lao động, nếu NSDLĐ sử dụng từ 10 lao động trở lên phải có NQLĐ bằng văn bản và phải thực hiện đăng ký NQLĐ với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để NQLĐ có hiệu lực pháp luật.

Đối với NSDLĐ sử dụng dưới 10 lao động thì có 02 sự lựa chọn: (1) NSDLĐ sẽ ban hành NQLĐ bằng văn bản nhưng không bắt buộc phải đăng  ký NQLĐ và NQLĐ có hiệu lực theo quyết định trong NQLĐ bằng văn bản. Kinh nghiệm cho thấy đây là sự lựa chọn ưu tiên áp dụng để giúp cho NSDLĐ xây dựng được hệ thống KLLĐ áp dụng trong doanh nghiệp mình (Lưu ý: NSDLĐ có thể đăng ký NQLĐ với cơ quan chuyên môn về lao động nếu muốn); (2) NSLĐ không ban hành NQLĐ bằng văn bản nhưng phải đưa các thỏa thuận nội dung KLLĐ vào HĐLĐ để thực hiện. Khi đó, hiệu lực về KLLĐ này sẽ theo thoản thuận của các bên trong hợp đồng lao động.

Trước khi ban hành NQLĐ, NSDLĐ phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Nơi có công đoàn đoàn cơ sở phải tham khảo ý kiến của BCHCĐCS hoặc Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở nếu chưa thành lập công đoàn cơ sở). Sau khi ban hành, NSDLĐ phải gửi NQLĐ đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ NLĐ, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc theo quy định (Khoản 4- Điều 69 - Nghị định 145/2020/NĐ-CP).

Nội dung của nội quy lao động

Nội dung của NQLĐ không được trái với pháp luật lao động và các quy định pháp luật khác có liên quan và phải có các nội dung chủ yếu như: (1) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; (2) Trật tự tại nơi làm việc; (3) An toàn, vệ sinh lao động; (4) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; (5) Trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; (6) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; (7) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; (8) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; (9) Trách nhiệm vật chất; Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động (Điểm a - Khoản 2- Điều 118 - Bộ luật Lao động năm 2019).

Trong thực tế một số doanh nghiệp ngoài các nội dung chính mà pháp luật lao động yêu cầu như trên, còn muốn đưa thêm vào NQLĐ các vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự, quản trị tài chính, kế toán doanh nghiệp, chẳng hạn như quy trình tuyển dụng, đánh giá nhân viên để xét khen thưởng, quy trình tạm ứng, thanh toán hóa đơn chi phí, công tác phí,… Đa số các nội dung này khi đưa vào NQLĐ và đưa đi đăng ký thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh  thường yêu cầu doanh nghiệp không đưa vào mới đồng ý xác nhận cho đăng ký NQLĐ. Nhưng trong thực tế cũng có một vài trường hợp cơ quan có thẩm quyền vẫn đồng ý cho đăng ký NQLĐ có các nội dung này. Tuy nhiên, xin lưu ý là các nội dung đó không có liên quan đến kỷ luật lao động (KLLĐ) nên NSDLĐ không thể áp dụng KLLĐ đối với người lao động (NLĐ) khi họ vi phạm được.

Một trong những yêu cầu đặt ra khi ban hành NQLĐ, cần phải quy định rõ danh mục hành vi vi phạm, mức độ vi phạm tương ứng với các hình thức xử lý kỷ luật lao động; mức độ thiệt hại, trách nhiệm bồi thường thiệt hại để làm cơ sở xử lý KLLĐ. Theo quy định của pháp luật lao động, NSDLĐ có thể quy định mức độ của mỗi hành vi vi phạm trong NQLĐ (từ nhẹ, trung bình, nặng đến rất nặng) tương ứng với các hành vi xử lý KLLĐ theo thứ tự tăng dần như khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng, cách chức, sa thải (Điều 124 - Bộ luật Lao động năm 2019). Không được phép áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật khác như cắt lương, phạt tiền.

Ngôn ngữ của NQLĐ phải rõ ràng, dễ hiểu và NSDLĐ nên trình bày theo cách thức giúp cho tất cả NLĐ hiểu biết được tất cả nội dung của NQLĐ. Đặc biệt, nếu có tuyển dụng NLĐ là người nước ngoài nên ban hành NQLĐ dưới hình thức song ngữ (ví dụ: Anh và Việt) để đảm bảo rằng NLĐ là người nước ngoài hiểu được nội dung của NQLĐ.

Đăng ký nội quy lao động

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành NQLĐ, NSDLĐ phải nộp hồ sơ đăng ký NQLĐ tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh. cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

- Hồ sơ đăng ký gồm (Điều 120 - Bộ luật Lao động năm 2019):

+ Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

+ Nội quy lao động;

+ Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

+ Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Lưu ý: Nếu NSDLĐ có dưới 10 lao động và quyết định ban hành NQLĐ bằng văn bản và có nguyện vọng đăng ký NQLĐ thì có thể thực hiện thủ tục này.

NQLĐ sẽ có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký NQLĐ và có thông báo rằng NQLĐ phù hợp với quy định của pháp luật lao động. Nếu NSDLĐ có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh. Tùy điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động theo quy định tại Điều 119- Bộ luật Lao động năm 2019. 

Đăng ký lại nội quy lao động

Như phần trình bày trên, nội dung NQLĐ không được trái với pháp luật lao động và các quy định khác của pháp luật có liên quan. Nếu NSDLĐ nộp hồ sơ đăng ký NQLĐ cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh mà nhận thấy NQLĐ có quy định trái với pháp luật thì NSDLĐ sẽ nhận được thông báo hướng dẫn sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại NQLĐ.

Lúc này, NSDLĐ sẽ phải tham khảo ý kiến của của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Nơi có công đoàn đoàn cơ sở phải tham khảo ý kiến của BCHCĐCS hoặc Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở nếu chưa thành lập công đoàn cơ sở) về NQLĐ được sửa đổi, bổ sung và sau đó nộp hồ sơ đăng ký lại NQLĐ với quy trình tương tự như khi đăng ký NQLĐ. Hồ sơ đăng ký lại NQLĐ được thực hiện như đăng ký NQLĐ.

NQLĐ sẽ có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký lại NQLĐ và có thông báo rằng NQLĐ đã được sửa đổi, bổ sung phù hợp với quy định của pháp luật.

Nội quy lao động rất cần thiết cho doanh nghiệp, nhưng cũng rất hữu ích cho người lao động. Khi biết rõ quyền và nghĩa vụ của mình và cả những điều bị cấm hoặc hạn chế thực hiện, người lao động sẽ được bảo vệ phần nào trước những quyết định của người sử dụng lao động và ngược lại người sử dụng lao động phải tôn trọng những quy định trong bản nội quy lao động do chính mình đề ra./.

ĐẠT NGUYỄN